En este apartado se encuentran los instrumentos que sustentan la organización, conservación, acceso y disposición de la información institucional del Hospital San Rafael de San Vicente del Caguán. Estos documentos permiten garantizar una adecuada gestión documental y el cumplimiento de las obligaciones en materia de transparencia, acceso a la información pública y Gobierno Digital, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y las políticas archivísticas vigentes.
7.1.1. Registros de activos de información #
En este apartado se encuentra el inventario oficial de los activos de información con los que cuenta la entidad, incluyendo documentos, bases de datos, sistemas y otros recursos informativos. Este registro permite identificar, organizar y gestionar de manera adecuada la información institucional, garantizando su disponibilidad, integridad y acceso conforme a las disposiciones legales y a las políticas de transparencia.
7.1.2. Índice de información clasificada y reservada #
Aquí se publica el índice que identifica y describe la información que, por disposición legal o normativa, tiene carácter clasificado o reservado. Este documento indica de manera general la naturaleza de la información protegida y las razones que justifican su restricción, garantizando así el equilibrio entre el derecho de acceso a la información pública y la salvaguarda de intereses legítimos como la seguridad, la privacidad y el interés general.
7.1.3. Esquema de publicación de la información #
En esta sección se presenta el esquema que organiza y detalla la información que la entidad pone a disposición del público, señalando su ubicación, formato, frecuencia de actualización y responsable de su publicación. Este instrumento facilita el acceso ciudadano, promueve la transparencia y asegura que la información institucional se divulgue de manera clara, ordenada y oportuna.
7.1.4. Programa de gestión documental #
En este apartado se encuentra el Programa de Gestión Documental, que establece las políticas, procesos y procedimientos para la creación, organización, conservación y disposición final de los documentos de la entidad. Este programa busca garantizar la integridad, autenticidad y disponibilidad de la información, facilitando su consulta y preservación conforme a la normativa archivística vigente.
7.1.5. Tablas de retención documental #
Aquí se publican las Tablas de Retención Documental, instrumentos que definen los plazos de conservación y la disposición final de cada tipo de documento producido o recibido por la entidad. Estas tablas permiten una gestión eficiente de los archivos, optimizando el uso de recursos, garantizando la preservación de la memoria institucional y cumpliendo con la normativa archivística nacional.
7.1.6. Cuadros de Clasificación Documental #
En esta sección se presentan los Cuadros de Clasificación Documental, herramientas que organizan de manera jerárquica y sistemática la documentación de la entidad según sus funciones, series y subseries. Estos cuadros facilitan la identificación, ubicación y recuperación de la información, asegurando un manejo ordenado y coherente de los archivos institucionales.
7.1.7. Tablas de Valoración Documental #
Aquí se encuentran las Tablas de Valoración Documental, instrumentos que determinan el valor administrativo, legal, fiscal, histórico o científico de los documentos de la entidad. Su objetivo es definir qué información debe conservarse de manera permanente y cuál puede ser eliminada una vez cumplida su utilidad, garantizando así una gestión archivística eficiente y alineada con la normativa vigente.
7.1.8. Diagnóstico Integral de Archivos #
En este apartado se presenta el Diagnóstico Integral de Archivos, documento que evalúa el estado actual de la gestión documental de la entidad. Incluye el análisis de infraestructura, procesos, recursos y cumplimiento normativo, con el fin de identificar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora para optimizar la administración de los archivos institucionales.
7.1.9. Sistema Integrado de Conservación SIC #
Esta sección contiene el Sistema Integrado de Conservación, un conjunto de políticas, procedimientos y medidas destinadas a garantizar la preservación física y digital de los documentos de la entidad. Su propósito es proteger la información contra el deterioro, pérdida o alteración, asegurando su disponibilidad y autenticidad a lo largo del tiempo, en cumplimiento con la normativa archivística nacional.
7.1.10. Política de Gestión Documental #
En este apartado se publica la Política de Gestión Documental, que establece los principios, directrices y responsabilidades para el manejo integral de la información y los archivos de la entidad. Esta política asegura que la creación, organización, conservación y disposición final de los documentos se realice de forma eficiente, transparente y conforme a la legislación vigente, apoyando la toma de decisiones y el acceso oportuno a la información.
7.1.11. Banco Terminológico de Series, Subseries y Tipos Documentales #
n esta sección se presenta el Banco Terminológico, una herramienta que consolida y define de manera estandarizada las series, subseries y tipos documentales utilizados por la entidad. Su objetivo es unificar criterios para la clasificación, descripción y gestión de los documentos, facilitando la organización, recuperación y preservación de la información en todos los procesos institucionales.
